Do zamawiającego, Polskiego Radia – Regionalnej Rozgłośni w Olsztynie „Radio Olsztyn” SA wpłynęły wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Poszczególne pytania i odpowiedzi zamawiającego przedstawiają się następująco:
1. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 7, ust. 1 oraz § 8 ust. 2 i ust. 3
Zamawiający wymaga m.in. wskazania osoby do której należy zgłaszać ewentualne awarie.
Zwracam się z zapytaniem, czy Zamawiający dopuszcza, aby zamiast wskazywania konkretnej, specjalnie dedykowanej osoby do której należy zgłaszać ewentualne awarie, Wykonawca wskazał swoje specjalne, czynne całą dobę linie dedykowane do zgłaszania awarii usług teleinformatycznych, w tym usług dostępu do Internetu, które są dostępne pod numerami 800 120 810 lub 19330 i na których to liniach Zamawiający uzyska potwierdzenie zgłoszenia awarii np. w postaci nadanego numeru zgłoszenia, którym Zamawiający może posługiwać się przy ewentualnych dalszych reklamacjach ?
Odpowiedź: Zamawiający podtrzymuje zapisy umowy dotyczące procedury zgłaszania awarii. Zamawiający przy konstruowaniu umowy przyjął założenie, że nie jest typowym abonentem publicznej sieci telekomunikacyjnej. Stąd zapisy umowy inne, niż konstruowane przez operatorów telekomunikacyjnych.
2. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 8 ust. 4
Zwracam się z zapytaniem, czy Zamawiający zgodzi się na modyfikację Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 8 ust. 4, poprzez usunięcie części zapisu mówiącej, że „Zamawiający zastrzega sobie prawo usunięcia awarii z pomocą osoby trzeciej na koszt Wykonawcy” i zastąpienie tego zapisu adekwatną karą umowną za nie usunięcie awarii dłużej niż 3 dni ?
Wykonawca informuje, że urządzenia techniczne służące do świadczenia usługi dostępu do Internetu to urządzenia zaawansowane technicznie, stanowią własność Wykonawcy, są konfigurowane przez wykwalifikowany personel techniczny i Wykonawca nie może zgodzić się na ingerencję w te urządzenia osób trzecich o nie ustalonych bliżej kwalifikacjach, co w skrajnym przypadku może doprowadzić do nieodwracalnych uszkodzeń wyżej wymienionego sprzętu.
Odpowiedź: Zamawiający nie zgadza się na usunięcie ust. 4 w § 8 umowy.
Ustawowe obowiązki nadawcy publicznego upoważniają zamawiającego do stawiania równie wysokich wymagań naszym partnerom, takim którzy są w stanie m.in. usuwać awarie w wymaganych przez zamawiającego terminach. Zamawiający zdaje sobie sprawę ze stopnia technicznego wysublimowania instalowanych urządzeń i dlatego w mało prawdopodobnej sytuacji, o której mowa w § 8 ust. 4 umowy, skorzysta wyłącznie z pomocy profesjonalnej „osoby trzeciej”.
3. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 9 ust. 3
Uprzejmie informuję, że Wykonawca wystawiając fakturę VAT za usługi telekomunikacyjne, w tym usługi dostępu do Internetu za dany okres rozliczeniowy, stosuje zasadę, że abonament za usługi telekomunikacyjne jest opłacany z góry. Wyżej wymieniony sposób rozliczania jest zgodny z ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo Telekomunikacyjne, mającą bezsprzeczne zastosowanie do przedmiotu niniejszego zamówienia publicznego.
W związku z powyższym zwracam się do Zamawiającego z zapytaniem, czy dopuszcza wystawianie przez Wykonawcę faktury VAT w sposób przedstawiony powyżej, a więc abonament za usługi telekomunikacyjne dostępu do Internetu opłacany z góry, zgodnie ze złożoną ofertą przetargową?
Odpowiedź: Zamawiający podtrzymuje zapis § 9 ust. 3 umowy o zapłacie wynagrodzenia „z dołu” a tym samym o wystawianiu faktur po wykonaniu usługi w miesiącu kalendarzowym.
4. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 9 ust. 6
Pragnę zwrócić uwagę Zamawiającego na fakt, że zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy w związku ze świadczeniem usług telekomunikacyjnych, w tym usług dostępu do Internetu, powstaje z upływem terminu płatności (a nie na zasadach ogólnych – z chwilą realizacji usługi). Stąd też uzależnienie początku biegu terminu płatności od nieznanej Wykonawcy daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego znacząco utrudnia prawidłowe ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego (nie jest bowiem możliwe oznaczenie w fakturze terminu płatności), a ponadto poważnie utrudnia prawidłowe wystawienie faktury VAT.
W związku z powyższym zwracam się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na modyfikację SIWZ i zapisanie kwestii terminu płatności w ten sposób, aby każdorazowo podawany był on w treści wystawianej przez Wykonawcę faktury VAT i określony na 28 dni od daty prawidłowego wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę, przelewem na konto Wykonawcy wskazane w treści faktury VAT, z tym zastrzeżeniem, że Wykonawca zobowiązany będzie do doręczania faktury na co najmniej 14 dni przed tak określonym terminem płatności, a w razie niezachowania tego terminu, termin płatności wskazany w fakturze VAT zostanie automatycznie przedłużony o czas opóźnienia ?
Taki sposób zapisania terminu płatności zapewnia finansowe bezpieczeństwo Zamawiającego, który nie będzie mógł zostać przez Wykonawcę obciążony za nieterminową zapłatę faktury VAT w przypadku, kiedy ta faktura nie zostanie Zamawiającemu doręczona.
Odpowiedź: Zamawiający nie zgadza się na zmianę § 9 ust. 6 umowy.
Przy terminowym fakturowaniu usługi wykonanej za miesiąc kalendarzowy trudno sobie wyobrazić aby obowiązek podatkowy powstał w miesiącu innym niż następny po miesiącu wykonania usługi.
5. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 10
Bardzo proszę Zamawiającego o doprecyzowanie Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 10 poprzez wyjaśnienie i wprowadzenie dodatkowego zapisu mówiącego, że odpowiedzialność Wykonawcy zostaje wyłączona w przypadku działania siły wyższej lub działania osób trzecich, czy inaczej w przypadku wystąpienia okoliczności na które Wykonawca nie ma wpływu.
Jako przykład „siły wyższej” Wykonawca proponuje ustalić wystąpienie gwałtownego załamania się warunków atmosferycznych powodujące wystąpienie huraganów, powodzi, pożarów na znacznym obszarze, lub wystąpienie innych nagłych kataklizmów, konfliktów zbrojnych, rozruchów społecznych, zamachów terrorystycznych oraz popełnienie przestępstwa polegającego na uszkodzeniu lub kradzieży infrastruktury telekomunikacyjnej wykorzystywanej przez Wykonawcę i Zamawiającego.
Odpowiedź: Zamawiający nie widzi potrzeby doprecyzowania § 10 umowy o wykaz okoliczności zwalniających Wykonawcę z odpowiedzialności.
Zapis w § 10 o „przyczynach leżących po stronie Wykonawcy” stanowi warunek konieczny naliczenia kar i jest równoważny z obowiązkiem oceny wpływu okoliczności wymienionych w zapytaniu.
6. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 10 ust. 2 lit. a) trzeci myślnik oraz lit. b)
Wyżej wymienione zapisy Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzoru umowy, przewidują kary umowne za odstąpienia od umowy.
Zwracam się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na modyfikację SIWZ i wykreślenie z Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzoru umowy, zapisu § 10 ust. 2 lit. a) trzeci myślnik oraz lit. b) ?
Wykonawca zawierając umowę na czas określony i realizując zamówienie w sposób rzetelny i profesjonalny nie ma zamiaru odstępować od umowy przed terminem na jaki umowa została zawarta, ani w innych okolicznościach, za wyjątkiem okoliczności ewentualnej ewidentnej winy Zamawiającego.
Odpowiedź: Zamawiający utrzymuje zapis dotyczący kar za odstąpienie od umowy, mimo przeświadczenia o wyłącznie pozytywnych intencjach Stron.
7. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 10 ust. 2 lit. a)
Wyżej wymienione zapisy Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzoru umowy, przewidują kary umowne bez określenia górnej ich granicy.
Zwracam się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na modyfikację SIWZ i dopisanie w § 10 kolejnego punktu w brzmieniu: "Łączna wysokość wszystkich kar umownych do zapłaty których może być zobowiązany Wykonawca nie może przekroczyć 10% wartości umowy brutto." ?
Odpowiedź: Zamawiający nie zgadza się na wprowadzenie do umowy zapisu o ograniczeniu łącznej wysokości kar umownych.
8. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 11 ust. 3
Wyżej wymienione zapis Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzoru umowy, przewiduje możliwość natychmiastowego odstąpienia od całej umowy.
Zwracam się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na modyfikację SIWZ i wykreślenie z Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzoru umowy, zapisu § 11 ust. 3.
Odpowiedź: Zamawiający nie zgadza się na wykreślenie § 11 ust. 3 umowy. Dodatkowe informacje dotyczące zapisów § 11 znajdują się w odpowiedzi na pytanie 15.
9. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 11 ust. 3
W przypadku, jeśli Zamawiający nie zgodzi się na wykreślenie z Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzoru umowy, zapisu § 11 ust. 3, to bardzo proszę Zamawiającego o zgodę na modyfikację SIWZ i wprowadzenie w obu sytuacjach o których mowa w § 11 ust. 3 lit. a) i lit. b) zapisu mówiącego, że Zamawiający w pierwszej kolejności wystosuje pisemnego wezwanie do usunięcia nieprawidłowości przez Wykonawcę, np. w terminie 7 dni od doręczenia wezwania, a dopiero w przypadku bezskuteczności tego wezwania Zamawiający odstąpi od umowy.
Odpowiedź: Zamawiający nie widzi potrzeby wielokrotnego wzywania Wykonawcy do wywiązania się z umowy. Zamawiający uważa, że proponowane zasady powiadamiania o zagrożeniu terminu uruchomienia łącza (zob. § 11 ust. 3 lit. a) oraz wystąpieniu awarii (zob. § 8 ust. 2 i 3) gwarantują jednoznaczne powiadomienie Wykonawcy o potrzebie właściwej reakcji.
10. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 12
Zwracam się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na modyfikację treści Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 12 i zmianę przedmiotowego zapisu w następujący sposób:
„Ewentualne spory wynikłe w trakcie realizacji niniejszej Umowy Strony rozstrzygać będą polubownie. W przypadku braku porozumienia Stron właściwym do rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej Umowy jest Sąd Rejonowy w Olsztynie.” ?
Wykonawca stoi na stanowisku, że zapis taki jest korzystny zarówno dla Wykonawcy, jak i dla Zamawiającego, ponieważ zapewnia w pierwszej kolejności możliwość polubownego uzgodnienia stanowisk i rozwiązania sporu bez konieczności odwoływania się do sądów powszechnych.
Odpowiedź: Zamawiający nie widzi potrzeby wprowadzania do umowy zapisów oczywistych. Oczywistym dla zamawiającego jest, że na drogę sądową wstępuje się po wyczerpaniu innych dostępnych środków, do których zamawiający zalicza postępowanie polubowne.
11. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 13
Zwracam się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na modyfikację treści Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy, § 13 i zmianę powyższego zapisu w następujący sposób:
„W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówieniach Publicznych oraz przepisy ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo Telekomunikacyjne.” ?
Podkreślam, że ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo Telekomunikacyjne, ma bezsprzeczne zastosowanie do przedmiotu niniejszego zamówienia publicznego.
Odpowiedź: Zamawiający nie widzi potrzeby powiększania wykazu aktów prawnych w § 13 umowy. Przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym ustawa Prawo Telekomunikacyjne, mają zastosowanie w przedmiocie umowy niezależnie od formy ich ujawnienia.
12. Zapytanie do Załącznika nr 4 do SIWZ, tj. wzór umowy
Bardzo proszę Zamawiającego o doprecyzowanie SIWZ poprzez wyjaśnienie, czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę wartości umowy w przypadku urzędowej zmiany wysokości podatku VAT ?
Informujemy, iż w takim przypadku zmianie ulegnie wysokość wynagrodzenia Wykonawcy brutto, natomiast wynagrodzenie netto pozostanie bez zmian.
Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany umowy, również z powodów zmian o charakterze prawnopodatkowym. Tym samym cena (brutto) oferty, obliczona wg punktu 12 siwz i zgodnie z wyliczeniem z punktu 4.1 formularza ofertowego pozostaje wielkością niezmienną.
13. Wykonawca prosi o wskazanie podmiotu, który obecnie sprawuje serwis i zarządza routerem Cisco i firewall`em sprzętowym.
Odpowiedź: Podmiotem zarządzającym routerem Cisco jest Telekomunikacja Polska Spółka Akcyjna; 00-105 Warszawa, ul. Twarda 18. Informacje o szczegółach zabezpieczenia sieci LAN, w tym dotyczące firewalla sprzętowego wykraczają poza zakres informacji o przedmiocie postępowania.
14. W udzielonych przez Zamawiającego w dniu 18 stycznia 2012 r. wyjaśnieniach do treści SIWZ, Zamawiający w odpowiedzi na pytanie nr 5 dotyczące wskazania podmiotu odpowiedzialnego za istniejącą konfigurację w czasie utrzymania i świadczenia usługi, określił, że „oczekuje, iż za odpowiednie skonfigurowanie łącza dostępowego (w tym dokonanie czynności formalno-prawnych) oraz za istniejącą konfigurację w czasie utrzymania i świadczenia usługi będzie odpowiadał Wykonawca. Podane czynności winny być dokonywane bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez zamawiającego". Wykonawca wskazuje, że udzielone przez Zamawiającego wyjaśnienia oznaczają, że dostawca usług będzie odpowiedzialny za wszystkie urządzenia używane w związku ze świadczeniem usługi, zarówno własne, jak i urządzenia Zamawiającego. Dla Wykonawcy oznacza to, że będzie musiał ponosić odpowiedzialność za działanie nie tylko własnych urządzeń, ale i cudzych. Odpowiedź Zamawiającego na pytanie nr 5 stoi w sprzeczności z zapisem punktu 3.1.3 SIWZ, w którym Zamawiający zastrzegł, iż przedmiotem zamówienia objęty jest dostęp do sieci Internet rozumiany jako zarządzanie urządzeniami komunikacyjnymi łącza, monitorowanie poprawności działania i utrzymywanie sprawności łącza. Oznacza to obowiązek zarządzania, monitorowania i utrzymywania sprawności łącza należącego do Wykonawcy, a nie do innego operatora, każdy z operatorów odpowiada jedynie za własne łącze. Wykonawca nie może ponosić odpowiedzialności za usterki/awarie wynikające z pracy urządzeń, których sam nie dostarczył, i które nie należą do niego, a których serwis został przez Zamawiającego tak naprawdę narzucony Wykonawcy odpowiedzią Zamawiającego na pytanie nr 5. Dla Wykonawcy oczywista jest konieczność konfiguracji urządzeń w momencie podłączenia usługi i przejęcia jej od innego dostawcy. Wykonawca nie może jednak sprawować serwisu nienależących do niego urządzeń w czasie wykonywania umowy po uruchomieniu usług, ponieważ serwis tych urządzeń powinien sprawować podmiot, do którego one należą, czyli inny operator albo służby techniczne Zamawiającego, jeżeli do Zamawiającego należą te urządzenia. Niedopuszczalne jest ingerowanie przez dostawcę usług w sprzęt innego podmiotu. Takie działanie stanowi naruszenie prawa własności sprzętu. W konsekwencji może to doprowadzić do naruszenia zabezpieczeń związanych z firewall`em, a przez to może dojść do naruszenia gwarancji ochrony danych osobowych znajdujących się w administrowanej sieci lokalnej Zamawiającego (które Zamawiający zobowiązany jest odpowiednio zabezpieczyć zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych), a także innych danych należących do Zamawiającego stanowiących jego tajemnicę. Wykonawca daje gwarancję prawidłowego działania własnych urządzeń i na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zwłaszcza ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne, jest zobowiązany do serwisowania własnego sprzętu i nieingerowania w urządzenia należące do innego operatora, operatorzy nie wyrażają zgody na takie postępowanie.
W związku z tym Wykonawca wnosi o usunięcie sprzeczności pomiędzy zapisem punktu 3.1.3 SIWZ z udzieloną w dniu 18 stycznia 2012 r. odpowiedzią na pytanie nr 5 poprzez dostosowanie zapisów dokumentacji przetargowej do obowiązujących norm postępowania i przepisów prawa w tym zakresie, poprzez sprostowanie wyjaśnień i potwierdzenie, że dostawca usług będzie ponosił odpowiedzialność za serwis i pracę należących do niego urządzeń, a sieć należąca do innych podmiotów będzie obsługiwana przez jej właścicieli zgodnie z punktem 3.1.3 SIWZ.
Odpowiedź: Zamawiający wyjaśnia, iż dotychczasowy dostęp do Internetu dla potrzeb Zamawiającego opiera się na dwóch niezależnych fizycznych łączach, różnych operatorów, dochodzących do punktu wspólnego – routera Cisco . Router będący punktem wspólnym jest istotny dla realizacji automatycznego przełączania trasy połączenia podstawowego ( będącego przedmiotem przetargu) na zapasowe i odwrotnie. Urządzenie sprzętowe typu firewall, realizujące ochronę sieci LAN jest skonfigurowane i jego ewentualna rekonfiguracja i bieżące utrzymanie nie jest przedmiotem danego postępowania.
Właścicielem routera i urządzenia typu firewall jest Zamawiający.
W związku z tym zakres odpowiedzialności Wykonawcy nie obejmuje urządzeń i połączeń, za które odpowiada drugi operator – dostawca łącza zapasowego. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca oprócz rekonfiguracji routera i konfiguracji ewentualnych innych urządzeń na łączu własnym dokona – w porozumieniu z operatorem łącza zapasowego – wszelkich czynności formalno – prawnych związanych z rekonfiguracja dostępu do Internetu i działania protokołu BGP – w szczególności zmian w bazach RIPE i DNS.
Zamawiający wyjaśnia , iż Wykonawca w razie potrzeby powinien dokonywać niezbędnych zmian konfiguracji routera, wynikających ze zmian w konfiguracji łączy dostępowych, a także ponownej konfiguracji w przypadku konieczności naprawy sprzętu – w okresie działania umowy. Zamawiający wyjaśnia również, iż pojęcie „czynności formalno-prawne” obejmuje także to, iż Wykonawca – na ewentualne życzenie Zamawiającego – będzie, jako operator łącza podstawowego, nieodpłatnie pośredniczył w odnawianiu abonamentu w bazie RIPE. Koszt takiego odnowienia abonamentu będzie ponosił Zamawiający.
15. Wykonawca prosi o wyjaśnienie, w jaki sposób należy rozumieć zapis § 11 ust. 3 lit a) wzoru umowy o odstąpieniu od umowy przez Zamawiającego w przypadku, gdy Wykonawca nie rozpoczął wykonywania przedmiotu umowy lub opóźnia się z uruchomieniem łącza dostępowego ponad 30 dni pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego w kontekście zmiany przez Zamawiającego terminu uruchomienia usług w ciągu 8 tygodni od daty podpisania umowy.
Odpowiedź: Zapis § 11 ust. 3 umowy zabezpiecza interes zamawiającego w dwóch przypadkach:
1)kiedy Wykonawca mimo zbliżających się 30 dni od podpisania umowy nie rozpoczął jakichkolwiek prac instalacyjnych, co w ocenie zamawiającego stanowi zagrożenie dotrzymania terminu uruchomienia łącza i w odpowiedzi na pisemne wezwanie prac tych nie rozpoczął ani nie przedstawił wiarygodnego harmonogramu ich realizacji;
2)kiedy Wykonawca rozpoczął prace instalacyjne i, mimo upływu terminu uruchomienia łącza nie powiadomił zamawiającego o gotowości do odbioru (zob. § 7 umowy) oraz po pisemnym wezwaniu zamawiającego, nie zgłosił łącza do odbioru w terminie zapewniającym jego odbiór i uruchomienie przed upływem 30 dni od terminu umownego.
Członek Zarządu
Henryk Łańko (podpis na oryginale)
